Fatturazione elettronica: le istruzioni d’uso
per affrontare i nuovi adempimenti
Dal 1° gennaio 2019 verrà introdotto
l’obbligo della fattura elettronica per tutte le imprese private. Come
affrontare questa importante trasformazione aziendale e quali sono le
principali caratteristiche? Vi proponiamo un elenco di domande e risposte utili
per comprenderne al meglio i vantaggi e i cambiamenti necessari da apportare.
1) Che cos’è la fatturazione elettronica?
E’ un
processo digitale che crea e gestisce le fatture in tutte le sue fasi: dalla creazione, all’emissione e
ricezione, fino alla conservazione dei documenti. Questo procedimento
determinerà l’abbandono definitivo del supporto cartaceo a favore del formato
XML, ovvero il supporto digitale con cui
verrà generata la fattura.
2) Come funziona la trasmissione della
fattura elettronica?
La fattura
elettronica dovrà essere trasmessa al Sistema di Interscambio gestito
dall’Agenzia delle Entrate, un sistema informatico in grado di:
- Ricevere le fatture sotto forma di file con le
caratteristiche della Fattura B2B (imprese private) e della Fattura PA
(Pubblica Amministrazione); - Effettuare controlli sui
file ricevuti; - Inoltrare le fatture
alle imprese o Amministrazioni destinatarie.
Il Sistema
di Interscambio non ha un ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi
all’archiviazione e alla conservazione delle fatture.
3) Come può essere trasmessa una fattura
elettronica al Sistema Di Interscambio?
Può essere
trasmessa con diversi strumenti: Posta Elettronica Certificata, servizi web
specifici, App e sistemi di trasmissione dati tra terminali remoti basati su
protocollo FTP.
4) Sulla fattura elettronica B2B va apposta
la firma digitale?
A differenza della fattura PA (Pubblica
Amministrazione), non è obbligatoria la firma digitale nella trasmissione della
fattura elettronica B2B (imprese private). E’ però fortemente consigliato
apporre la firma digitale, l’unica in grado di garantire l’autenticità del file
inviato e dell’attestazione temporale.
5) Quale documento deve essere conservato ai
fini fiscali?
La fattura
elettronica «vera» è solo quella in formato XML, inviata (ed accettata) al
Sistema di Interscambio. E’ possibile inserire allegati in PDF, oltre al file
XML della fattura elettronica, per renderla più leggibile.
6) Che cosa si intende per ciclo attivo e
passivo della fatturazione elettronica?
Per “ciclo attivo” si intende l’emissione
della fattura elettronica, nel suo formato digitale XML che viene, per il
tramite del sistema di interscambio (SDI) veicolata all’indirizzo telematico
del cliente. Per contro il “ciclo passivo” è la ricezione del file XML della
fattura elettronica dai propri fornitori che, dopo aver passato il controllo
del sistema di interscambio, viene resa disponibile nel proprio indirizzo
telematico.
7) Quali sono i vantaggi che nasceranno con
l’introduzione della fattura elettronica?
I vantaggi
della fatturazione elettronica sono determinati dalla digitalizzazione dei
processi aziendali, ovvero dalla trasformazione dei sistemi di gestione
amministrativa e di relazione con clienti e fornitori. Alcuni dei principali
benefici sono:
- Certezza della consegna
dei documenti; - Maggiore efficienza di
gestione, dovuta all’accesso on line alle fatture emesse e ricevute, alla
diminuzione di ritardi ed errori derivanti dall’invio cartaceo e ad una
più efficace integrazione tra fatturazione e pagamenti elettronici; - Monitoraggio costante
delle fatture nelle diverse fasi di spedizione, ricezione e pagamento; - Risparmio dell’impiego
di manodopera legato ad attività manuali, come stampa, imbustamento e
conservazione cartacea dei documenti; - Diminuzione di costi
legati alla produzione di materiali cartacei, di spedizione e di
conservazione.
Vi aspettiamo presso i nostri uffici per
maggiori approfondimenti, pronti per rispondere a tutte le vostre domande.
